Wie aktuell ist Ihr QM-Ordner? Acht Bereiche im Selbstcheck
§ 135a SGB V verpflichtet Vertragsärzte, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln. Ein Formular, eine Kapitelliste oder ein Prüfintervall schreibt die Vorschrift nicht vor. Dieser Selbstcheck geht die acht Bereiche durch, die PraxisPilot führt, nimmt je Bereich das Datum der letzten Pflege und stellt acht Ampeln. Was daran Pflicht ist und was Empfehlung, steht bei jedem Bereich dabei.
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So geht es
- Acht Bereiche vor sich habenHygieneplan, Gerätemanagement, Notfallmanagement, Beschwerdemanagement, Arzneimittelsicherheit, Datenschutz, Fort- und Weiterbildung, Risikomanagement. Diese acht Bereiche führt PraxisPilot; § 135a SGB V nennt selbst keine Kapitelliste.
- Je Bereich das Datum der letzten Pflege eintragenDas Datum, an dem jemand den Bereich zuletzt durchgesehen oder geändert hat. Ist Ihnen kein Datum bekannt, lassen Sie das Feld leer – ein geschätztes Datum wäre kein Nachweis.
- Acht Ampeln lesenRot steht, solange ein Bereich nie dokumentiert gepflegt wurde. Gelb steht, wenn die letzte Pflege länger als zwölf Monate zurückliegt; das ist ein Hinweis dieser App und keine Fristverletzung. Grün steht bei einer Pflege innerhalb der letzten zwölf Monate.
- Harte Fristen aus dem Text herausziehenHinter zwei Bereichen stehen eigene Pflichten mit Datum: das Bestandsverzeichnis der Medizinprodukte nach § 14 MPBetreibV samt STK nach § 12 und MTK nach § 15, und der Masern-Immunitätsnachweis des Personals nach § 20 Abs. 8 Satz 1 Nr. 3 IfSG. Diese Daten gehören in eine datierte Liste, nicht in einen Absatz Prosa.
Was § 135a SGB V verlangt – und was nicht
§ 135a SGB V verpflichtet Vertragsärzte, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln. Zwei Wörter tragen die Pflicht: einrichtungsintern und weiterentwickeln. Einrichtungsintern heißt, dass es kein amtliches Muster, kein vorgeschriebenes Register und keine Software-Pflicht gibt; Ihre Praxis beschreibt selbst, wie sie ihre Abläufe regelt, prüft und verbessert.
Weiterentwickeln heißt, dass ein einmal angelegter Ordner die Pflicht nicht dauerhaft erfüllt. Genau deshalb ist das Datum der letzten Pflege die aussagekräftigere Angabe als der Umfang des Textes: Es ist die Spur, die der Kreislauf aus beschreiben, anwenden, prüfen und anpassen hinterlässt.
Was § 135a SGB V ausdrücklich nicht nennt: eine Gliederung in Kapitel und ein Intervall, nach dem ein Bereich neu durchgesehen sein muss. Die acht Bereiche dieses Selbstchecks sind eine bewährte Aufteilung nach Themen, keine gesetzliche Kapitelliste.
Pflicht, Empfehlung und der Unterschied im Selbstcheck
Pflicht ist, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement überhaupt zu haben und weiterzuentwickeln (§ 135a SGB V). Pflicht sind außerdem die fachlichen Nachweise, die an anderen Vorschriften hängen: das Bestandsverzeichnis der Medizinprodukte nach § 14 MPBetreibV in der Fassung 2025, die sicherheitstechnischen Kontrollen nach § 12 MPBetreibV, die messtechnischen Kontrollen nach § 15 MPBetreibV und der Masern-Immunitätsnachweis des Personals nach § 20 Abs. 8 Satz 1 Nr. 3 IfSG, der nach § 20 Abs. 9 Satz 1 IfSG vor Beginn der Tätigkeit vorzulegen ist.
Empfehlung ist das Intervall. Die zwölf Monate, nach denen dieser Selbstcheck eine Ampel auf Gelb stellt, sind ein bewährter Takt dieser App und ausdrücklich keine gesetzliche Frist. Weder § 135a SGB V noch § 23 IfSG nennen einen Zeitraum, nach dem ein Bereich erneut durchgesehen sein müsste. Eine gelbe Ampel bedeutet hier also: Der Bereich wäre eine Durchsicht wert.
Diese Trennung ist der eigentliche Zweck des Selbstchecks. Er beantwortet die Frage, wo Sie bei einer Prüfung ins Schwimmen kämen, und nicht die Frage, was das Gesetz im Einzelfall vorschreibt.
Zwei Bereiche, die an fremden Vorschriften hängen
Der Bereich Hygieneplan stützt sich auf § 23 Abs. 3 IfSG in Verbindung mit den Empfehlungen der Kommission für Krankenhaushygiene und Infektionsprävention (KRINKO). Absatz 3 nennt Arztpraxen ausdrücklich und verlangt die nach dem Stand der medizinischen Wissenschaft erforderlichen Maßnahmen, um nosokomiale Infektionen zu verhüten und die Weiterverbreitung von Krankheitserregern zu vermeiden. Die Einhaltung dieses Standes wird nach § 23 Abs. 3 Satz 2 IfSG vermutet, wenn jeweils die veröffentlichten Empfehlungen der KRINKO und der Kommission Antiinfektiva, Resistenz und Therapie (ART) beim Robert Koch-Institut beachtet worden sind; es sind zwei Kommissionen, nicht eine. Nicht einschlägig sind § 36 IfSG, der Gemeinschafts- und Massenunterkünfte, Obdachlosen- und Asylunterkünfte sowie Justizvollzugsanstalten erfasst, und § 23 Abs. 5 Satz 1 IfSG, dessen ausdrückliche Hygieneplan-Pflicht acht Einrichtungsarten trifft, unter denen Arztpraxen nicht stehen. Die Länder können Zahnarztpraxen und Arztpraxen mit invasiven Eingriffen nach § 23 Abs. 5 Satz 2 IfSG per Rechtsverordnung einbeziehen.
Der Bereich Gerätemanagement stützt sich auf das Bestandsverzeichnis nach § 14 MPBetreibV (Fassung 2025). Daneben laufen die Prüffristen: die sicherheitstechnische Kontrolle nach § 12 MPBetreibV spätestens alle zwei Jahre, fällig mit Ablauf des Monats der Inbetriebnahme beziehungsweise der letzten Kontrolle, und die messtechnische Kontrolle nach § 15 MPBetreibV für Medizinprodukte mit Messfunktion, in der Regel alle zwei Jahre. Kürzere Intervalle aus der Gebrauchsanweisung gehen nach § 12 Abs. 1 MPBetreibV immer vor.
Für diese beiden Bereiche gilt: Der QM-Ordner beschreibt, wie die Praxis die Fristen überwacht. Die Fristen selbst führt PraxisPilot in eigenen Listen mit Datum und Ampel, weil eine Beschreibung im Fließtext kein Nachweis über eine erfolgte Kontrolle ist.
Häufige Fragen
Wie oft muss ich den QM-Ordner aktualisieren?
Eine gesetzliche Frist dafür gibt es nicht. § 135a SGB V verlangt, das Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln, nennt aber kein Intervall. Ein jährlicher Durchgang durch alle Bereiche hat sich als Takt bewährt; danach richtet sich auch die gelbe Ampel dieses Selbstchecks nach zwölf Monaten. Das ist eine Empfehlung dieser App und keine Vorschrift.
Welche acht Bereiche gehören in den QM-Ordner?
Das Gesetz nennt keine Kapitelliste. PraxisPilot führt acht Bereiche: Hygieneplan, Gerätemanagement mit Bestandsverzeichnis, Notfallmanagement, Beschwerdemanagement, Arzneimittelsicherheit, Datenschutz, Fort- und Weiterbildung sowie Risikomanagement. Entscheidend ist, dass jeder Alltagsprozess Ihrer Praxis irgendwo beschrieben ist.
Was passiert, wenn ein Bereich fehlt oder seit Jahren nicht angefasst wurde?
Ein fehlender oder nie gepflegter Bereich führt zu Rückfragen und Nachforderungen. Kritisch wird es dort, wo hinter dem Bereich eine eigene Pflicht mit Datum steht, etwa das Bestandsverzeichnis nach § 14 MPBetreibV oder der Masern-Immunitätsnachweis nach § 20 Abs. 8 Satz 1 Nr. 3 IfSG. Diese Nachweise lassen sich nicht durch eine gute Beschreibung ersetzen. Was daraus im Einzelfall folgt, entscheidet die prüfende Stelle, nicht diese Seite.
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PraxisPilot dokumentiert Pflichten und Fristen und ersetzt keine Rechts- oder Medizintechnikberatung. Der Selbstcheck bewertet ausschließlich das von Ihnen eingetragene Datum der letzten Pflege je Bereich; er prüft nicht, ob ein Bereich inhaltlich vollständig oder richtig ist. Die zwölf Monate hinter der gelben Ampel sind eine Empfehlung dieser App, keine gesetzliche Frist. Alle Prüfintervalle für Medizinprodukte sind Richtwerte – maßgeblich ist die Gebrauchsanweisung des jeweiligen Medizinprodukts. Verstöße gegen die MPBetreibV können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 19 MPBetreibV).