Praxisübergabe: Welche Nachweise für Geräte und Personal mitgehen

Bei einer Praxisübergabe wird über Patientenstamm, Räume und Geräte gesprochen — über die Unterlagen zu diesen Geräten meist erst am Tag danach. § 2 Absatz 2 Satz 1 MPBetreibV macht diejenige Person zum Betreiber, die für den Betrieb der Gesundheitseinrichtung verantwortlich ist. Wechselt diese Verantwortung, wandern die Betreiberpflichten mit; die Fristen laufen unverändert weiter. Dieser Beitrag sortiert aus Dokumentationssicht, welche Nachweise zu Geräten und Personal übergehen.

Was am Übergabetag wechselt — und was nicht

Die MPBetreibV kennt keinen Praxisinhaber und keinen Gesellschafter. Sie kennt den Betreiber: „jede natürliche oder juristische Person, die für den Betrieb der Gesundheitseinrichtung verantwortlich ist […]“ (§ 2 Absatz 2 Satz 1 MPBetreibV). Nur eine Konstellation weicht davon ab: Bringt eine Angehörige oder ein Angehöriger der Heilberufe oder des Heilgewerbes ein Produkt aus eigenem Besitz zur Verwendung in eine Gesundheitseinrichtung mit, ist nach § 2 Absatz 2 Satz 2 MPBetreibV die betreffende Person selbst Betreiberin dieses Produktes — der Fall des Beleg- oder Konsiliararztes. Für die Geräte der Praxis bleibt es bei Satz 1.

Daraus folgt zweierlei. Ab dem Tag, an dem die Verantwortung für den Betrieb übergeht, ist die übernehmende Seite Adressatin aller Betreiberpflichten. Und: Keine dieser Pflichten beginnt dadurch neu.

Eine Abgrenzung vorweg: Die Behandlungsdokumentation folgt eigenen Regeln — § 630f Absatz 3 BGB verlangt zehn Jahre Aufbewahrung nach Abschluss der Behandlung, soweit nichts anderes bestimmt ist. Hier geht es um die Nachweise, die an der Einrichtung und an ihren Geräten hängen.

Die Geräteunterlagen, die ohne Lücke weiterlaufen müssen

Für Medizinprodukte verlangt die MPBetreibV mehrere getrennte Unterlagen. In der Praxis landen sie in einem Ordner — und werden bei einer Übergabe oft nur teilweise weitergereicht:

Die Aufbewahrungsregel der Protokolle ist der kritische Punkt: Beide sind bis zur nächsten Kontrolle aufzubewahren, und die liegt meist nach dem Übergabetag. Bleibt der Ordner beim Vorgänger, fehlt für jedes Gerät der Nachweis, wann die laufende Frist begonnen hat. Wie ein Protokoll zu lesen ist, steht in Die STK ist nicht bestanden. Das Medizinproduktebuch wiederum wird am häufigsten vergessen, weil es nur für die Produkte der Anlagen 1 und 2 zu führen ist — und auch dort nicht für elektronische Kompakt-Fieberthermometer und für Blutdruckmessgeräte mit Quecksilber- oder Aneroidmanometer (§ 13 Absatz 1 Satz 2 MPBetreibV). Wo es zu führen ist, enthält es die Einweisungsnachweise, und die lassen sich nachträglich nicht rekonstruieren.

Fristen laufen weiter: die Zeitachse kennt kein Übergabedatum

Für Produkte nach Anlage 1 verlangt § 12 Absatz 1 Satz 1 MPBetreibV sicherheitstechnische Kontrollen. Sie sind „spätestens alle zwei Jahre mit Ablauf des Monats durchzuführen, in dem die Inbetriebnahme des Produktes erfolgte oder die letzte sicherheitstechnische Kontrolle durchgeführt wurde“ (Satz 2). Für andere Produkte und für Gegenstände, die mit Produkten nach Anlage 1 verbunden sind, gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend (Satz 5) — ein Sterilisator etwa steht in keiner der beiden Anlagen und kommt über diesen Satz in die Frist.

Zwei Jahre sind dabei die Höchstfrist, nicht der Regelabstand: Ist aufgrund der konkreten Benutzungs- und Umgebungsbedingungen früher mit Mängeln zu rechnen, ist rechtzeitig vor Ablauf der zwei Jahre zu kontrollieren (§ 12 Absatz 1 Satz 3 MPBetreibV). Die in einer Software hinterlegten Intervalle sind Richtwerte; kürzere Vorgaben der Gebrauchsanweisung gehen vor. Verlängern lässt sich die Zweijahresgrenze dadurch nicht.

Der Defibrillator steht in Anlage 1 Nummer 1.1 MPBetreibV. Eine Ausnahme kennt die Verordnung für Automatische Externe Defibrillatoren, die für die Benutzung durch Laien vorgesehen sind: Ist das Gerät selbsttestend und erfolgt eine regelmäßige Sichtprüfung durch den Betreiber, können die sicherheitstechnischen Kontrollen nach § 12 Absatz 2 Satz 1 MPBetreibV entfallen. Wer ein solches Gerät übernimmt, sollte in der Mappe deshalb festhalten, welche der beiden Regeln für dieses Gerät gilt.

Bei der messtechnischen Kontrolle ist der Fristbeginn ein anderer: Nach § 15 Absatz 5 Satz 3 MPBetreibV beginnen die Fristen mit Ablauf des Jahres der Inbetriebnahme oder der letzten Kontrolle. Die Fristen selbst stehen je Produktgruppe in Anlage 2 und sind nicht einheitlich — nichtinvasive Blutdruckmessgeräte zwei Jahre, Ton- und Sprachaudiometer ein Jahr. Für die Übergabe heißt das: Eine Liste mit Gerätenamen reicht nicht, zu jedem Gerät gehören Kontrolldatum und Fälligkeit. Die Rechenregeln stehen in STK & MTK nach MPBetreibV 2025.

Personalnachweise: der Masernnachweis hängt an der Leitung

Personen, die nach dem 31. Dezember 1970 geboren sind und in Einrichtungen nach § 23 Absatz 3 Satz 1 IfSG tätig sind, müssen einen ausreichenden Impfschutz gegen Masern oder eine Immunität gegen Masern aufweisen (§ 20 Absatz 8 Satz 1 Nummer 3 IfSG). Arztpraxen und Zahnarztpraxen sind in § 23 Absatz 3 Satz 1 Nummer 8 IfSG ausdrücklich genannt. Ausgenommen sind Personen, die aufgrund einer medizinischen Kontraindikation nicht geimpft werden können (§ 20 Absatz 8 Satz 4 IfSG); für sie tritt das ärztliche Zeugnis nach § 20 Absatz 9 Satz 1 Nummer 2 IfSG an die Stelle des Impfnachweises.

Entscheidend für die Übergabe ist, wem der Nachweis vorzuliegen hat: § 20 Absatz 9 Satz 1 IfSG verlangt die Vorlage gegenüber der Leitung der jeweiligen Einrichtung, vor Beginn der Tätigkeit. Legt eine Person den Nachweis nicht vor, darf sie in der Praxis nicht tätig werden (§ 20 Absatz 9 Satz 6 und 7 IfSG). Unverzüglich zu benachrichtigen ist das Gesundheitsamt, wenn Zweifel an Echtheit oder inhaltlicher Richtigkeit eines vorgelegten Nachweises bestehen — bei fehlendem Nachweis nur dann, wenn die Person aufgrund einer nach Satz 8 zugelassenen Ausnahme oder nach Satz 9 gleichwohl tätig werden darf (§ 20 Absatz 9 Satz 2 IfSG).

Diese Pflicht trifft die Leitung, die zum jeweiligen Zeitpunkt im Amt ist. Ein Nachweisordner beim Vorgänger entlastet die neue Leitung deshalb nicht. Praktisch heißt das: eine namentliche Abgleichsliste zum Stichtag, eine Zeile je Person. Was als Nachweis zählt, steht in Masernschutz in der Arztpraxis.

MVZ-Standort: die Betriebsstätte ist die Bezugsgröße

Geht ein Standort in ein medizinisches Versorgungszentrum über, verschieben sich die Bezugsgrößen der Dokumentation. Das Bestandsverzeichnis nach § 14 Absatz 1 MPBetreibV ist für die Produkte einer Betriebsstätte zu führen; Standort und betriebliche Zuordnung sind je Produkt anzugeben (§ 14 Absatz 2 MPBetreibV).

Der zweite Punkt wird bei Zusammenschlüssen übersehen. § 6 Absatz 1 Satz 1 MPBetreibV verlangt eine Beauftragte oder einen Beauftragten für Medizinproduktesicherheit, wenn eine Gesundheitseinrichtung regelmäßig mehr als 20 Beschäftigte hat. Satz 2 stellt klar: Unterhält ein Betreiber mehrere Gesundheitseinrichtungen, ist für jede Gesundheitseinrichtung mit mehr als 20 Beschäftigten eine solche Person zu bestimmen. Ob ein einzelner MVZ-Standort eine eigene Gesundheitseinrichtung im Sinne des § 2 Absatz 4 MPBetreibV ist — die Definition ist mit „jede Einrichtung, Stelle oder Institution“ weit gefasst —, beantwortet die Verordnung nicht; das ist im Einzelfall zu klären und gehört auf die Tagesordnung des Zusammenschlusses. Zur Benennung gehört eine Funktions-E-Mail-Adresse der beauftragten Person auf der Internetseite der Gesundheitseinrichtung oder in sonstiger geeigneter Weise (§ 6 Absatz 4 MPBetreibV) — Details in Beauftragter für Medizinproduktesicherheit.

Das Qualitätsmanagement bleibt auf beiden Wegen Pflicht: § 135a Absatz 2 Nummer 2 SGB V nennt neben Vertragsärzten ausdrücklich auch medizinische Versorgungszentren. Was hineingehört, steht in QM-Ordner in der Arztpraxis.

Die Übergabemappe: ein Beispiel mit Zahlen

Eine hausärztliche Praxis mit 34 erfassten Geräten wird zum 1. Oktober übergeben. Beim Abgleich fehlt zu drei Geräten das letzte Prüfprotokoll, zu zwei weiteren das Datum der Inbetriebnahme. Beides ist vor dem Stichtag zu klären, sonst lässt sich die laufende Frist nicht belegen.

Diese Mappe lässt sich in PraxisPilot aus einer Datenbasis erzeugen: Das Bestandsverzeichnis führt je Gerät Hersteller, Seriennummer, Inventarnummer, Standort, Anschaffungsjahr und Inbetriebnahme, darunter ein aufklappbares Prüfprotokoll mit Datum, Ergebnis, prüfender Stelle und Befund. Daraus entstehen vier Ausgaben derselben Daten: JSON, Druckansicht, CSV für das deutsche Excel und eine ICS-Datei für den Kalender der übernehmenden Seite. Das Feld Standort je Gerät hält fest, wo ein Gerät steht, und erscheint als Spalte in Druckansicht und CSV.

Die Grenzen gehören dazu: Eine nach Standorten getrennte Ausgabe erzeugt die Software nicht — die Zuordnung je Betriebsstätte bleibt Ihre Aufgabe. Sie ersetzt außerdem keine Kontrolle durch eine befähigte Person und kennt nur die Personen und Geräte, die jemand eingetragen hat. Für die Schwelle des § 6 MPBetreibV bleibt die tatsächliche Zahl der Beschäftigten maßgeblich.

Häufige Fragen

Laufen die Prüffristen bei einer Praxisübergabe neu an?

Nein. § 12 Absatz 1 MPBetreibV bemisst die Frist der sicherheitstechnischen Kontrolle nach Inbetriebnahme oder letzter Kontrolle, § 15 Absatz 5 Satz 3 MPBetreibV die Frist der messtechnischen Kontrolle nach dem Ablauf des Jahres der Inbetriebnahme oder der letzten Kontrolle. Ein Wechsel des Betreibers ist in beiden Vorschriften kein Anknüpfungspunkt.

Welche Unterlagen sollte ich bei einer Praxisübernahme anfordern?

Das Bestandsverzeichnis (§ 14 MPBetreibV), das Medizinproduktebuch, soweit es für Produkte der Anlagen 1 und 2 zu führen ist (§ 13 Absatz 1 MPBetreibV), die letzten Prüfprotokolle je Gerät (§ 12 Absatz 3, § 15 Absatz 7 MPBetreibV) sowie die Personalnachweise, darunter den Masern-Immunitätsnachweis nach § 20 Absatz 8 IfSG. Hinzu kommt die Dokumentation des Qualitätsmanagements nach § 135a SGB V.

Wem muss der Masernnachweis nach einem Inhaberwechsel vorliegen?

Der Leitung der jeweiligen Einrichtung — so verlangt es § 20 Absatz 9 Satz 1 IfSG, und zwar der Leitung, die zum jeweiligen Zeitpunkt im Amt ist. Einen erneuten Beginn der Tätigkeit allein wegen des Betreiberwechsels sieht § 20 IfSG nicht vor. Wer den Nachweis nicht vorlegt, darf in der Praxis nicht tätig werden (§ 20 Absatz 9 Satz 6 und 7 IfSG); das Gesundheitsamt ist unverzüglich zu benachrichtigen, wenn Zweifel an Echtheit oder inhaltlicher Richtigkeit eines vorgelegten Nachweises bestehen (§ 20 Absatz 9 Satz 2 IfSG).

Braucht jeder MVZ-Standort ein eigenes Bestandsverzeichnis?

Das Verzeichnis ist nach § 14 Absatz 1 MPBetreibV für die aktiven nichtimplantierbaren Produkte der jeweiligen Betriebsstätte zu führen, Standort und betriebliche Zuordnung sind je Produkt anzugeben (Absatz 2). Ein gemeinsames Verzeichnis genügt daher nur, wenn sich daraus je Standort ein vollständiger Bestand ergibt.

Das Wichtigste in Kürze

Keine Rechts- oder Medizintechnikberatung: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Alle Prüfintervalle sind Richtwerte — maßgeblich ist die Gebrauchsanweisung des jeweiligen Medizinprodukts.