Die STK ist nicht bestanden: Warum die Frist trotzdem nicht neu läuft

Der Prüfdienst war da, das Protokoll liegt vor — und darauf steht „nicht bestanden“. In vielen Fristenlisten passiert an dieser Stelle etwas Gefährliches: Das Datum der Kontrolle wird eingetragen, die Liste rechnet zwei Jahre dazu, und aus einem Gerät mit offenem Befund wird eine Zeile, die bis 2028 nichts mehr meldet. Formal ist eine Kontrolle erfolgt. Sachlich ist das Gegenteil dessen dokumentiert, was die Liste anzeigt.

Zwei verschiedene Fragen, die oft zusammenfallen

Eine Fristenliste beantwortet in Wahrheit zwei Fragen, und sie sind nicht dieselbe:

• Wann wurde zuletzt kontrolliert? Darauf antwortet jedes Protokoll, auch ein negatives. Die Kontrolle hat stattgefunden, sie ist dokumentiert, das Datum steht fest.
• Ist das Gerät geprüft in Ordnung? Darauf antwortet nur ein Protokoll mit positivem Ergebnis.

Solange beide Fragen auf dasselbe Datumsfeld zeigen, führt die erste Antwort die zweite in die Irre. Wer nur „letzte Kontrolle: 14.03.“ speichert, hat den Befund verloren — und mit ihm den einzigen Grund, warum das Gerät noch Aufmerksamkeit braucht.

Was auf einem Prüfprotokoll steht — und was davon Sie brauchen

Welche Angaben ein Protokoll im Einzelnen enthalten muss, richtet sich nach der geltenden Fassung der MPBetreibV und nach der Gebrauchsanweisung des jeweiligen Medizinprodukts. Für die eigene Dokumentation haben sich vier Angaben als das Minimum erwiesen, das bei einer Begehung wirklich gebraucht wird:

Die Kontrolle selbst führen befähigte Personen beziehungsweise Medizintechnik-Dienstleister durch. Was Sie als Betreiber leisten müssen, ist die Dokumentation — und die ist genau dann vollständig, wenn sie zu jeder Kontrolle diese vier Angaben zeigen kann.

„Bestanden mit Mängeln“ ist etwas anderes als „nicht bestanden“

Zwischen den beiden Ausgängen liegt ein realer Unterschied, und Fristenlisten mit nur zwei Zuständen bilden ihn nicht ab.

Was das für Ihre Unterlagen heißt

Drei Konsequenzen für den Praxisalltag, unabhängig davon, ob Sie mit einer Liste, einem Ordner oder einer Anwendung arbeiten:

• Speichern Sie das Ergebnis, nicht nur das Datum. Eine Spalte „letzte Kontrolle“ ohne eine Spalte „Ergebnis“ kann die entscheidende Frage nicht beantworten.
• Bewahren Sie die Historie auf. Wer bei jeder Kontrolle dasselbe Feld überschreibt, kann die Frage „zeigen Sie mir die letzten drei STK dieses Geräts“ nicht beantworten — und sie ist bei einer Begehung nicht ungewöhnlich.
• Tragen Sie die Nachprüfung als eigenen Eintrag nach, nicht als Korrektur. Die durchgefallene Kontrolle bleibt Teil der Akte. Sie zu überschreiben, löscht den Vorgang, der die Nachprüfung erst nötig gemacht hat.

Wie PraxisPilot es handhabt

In PraxisPilot ist jede Kontrolle ein eigener Eintrag mit Datum, Ergebnis, prüfender Stelle und Befund. Die Historie wächst, sie überschreibt nicht.

Für die Fristenrechnung zählt ausschließlich die jüngste bestandene Kontrolle — „bestanden“ und „bestanden mit Mängeln“ setzen die Frist neu, „nicht bestanden“ nicht. Ist die jüngste Kontrolle eines Geräts negativ ausgegangen, bleibt die Ampel rot, auch wenn das Datum von heute stammt. Der Hinweis dazu steht direkt am Auswahlfeld, bevor jemand speichert — nicht erst hinterher in einer Fehlermeldung.

Im Praxis-Nachweis, den Sie ausdrucken oder als PDF sichern, steht jede Kontrolle mit ihrem Ergebnis. Ein Gerät, das wegen eines negativen Befunds rot ist, wird dort auch so bezeichnet und nicht als „überfällig“ — die Frist läuft ja möglicherweise noch.

Häufige Fragen

Läuft die Prüffrist neu, wenn die STK nicht bestanden wurde?

Nein — jedenfalls nicht in einer sinnvoll geführten Dokumentation. Die Kontrolle hat stattgefunden und gehört mit Datum, Ergebnis und Befund in die Akte. Sie belegt aber nicht, dass das Gerät in Ordnung ist, und damit fehlt die Grundlage, ab der eine neue Frist laufen könnte. PraxisPilot rechnet deshalb ausschließlich ab der jüngsten bestandenen Kontrolle.

Was ist der Unterschied zwischen „bestanden mit Mängeln“ und „nicht bestanden“?

„Bestanden mit Mängeln“ heißt: Die Kontrolle ist positiv ausgegangen, es gibt aber einen Befund — etwa ein getauschtes Verschleißteil. Die nächste Frist läuft ab diesem Datum. „Nicht bestanden“ heißt: Die Kontrolle ist negativ ausgegangen. Was daraus folgt, ergibt sich aus dem Befund und der Gebrauchsanweisung; für die Frist zählt erst eine bestandene Nachprüfung.

Soll ich die durchgefallene Kontrolle löschen, wenn die Nachprüfung bestanden ist?

Nein. Tragen Sie die Nachprüfung als eigenen, zweiten Eintrag nach. Die durchgefallene Kontrolle ist der Vorgang, der die Nachprüfung nötig gemacht hat — sie zu löschen, entfernt genau die Spur, die den Ablauf erklärt. Die Ampel springt mit der bestandenen Nachprüfung ohnehin um.

Welche Angaben muss ein Prüfprotokoll enthalten?

Das richtet sich nach der geltenden Fassung der MPBetreibV und nach der Gebrauchsanweisung des jeweiligen Medizinprodukts; eine allgemeingültige Aufzählung geben wir hier bewusst nicht. Für die eigene Dokumentation haben sich vier Angaben als Minimum bewährt: Datum, Ergebnis, prüfende Stelle und Befund.

Wann ist die nächste STK fällig?

Spätestens zwei Jahre nach der letzten Kontrolle, fällig mit Ablauf des Monats (§ 12 MPBetreibV). Verlangt die Gebrauchsanweisung ein kürzeres Intervall, gilt dieses (§ 12 Abs. 1 MPBetreibV). Gerechnet wird ab der letzten bestandenen Kontrolle; gab es noch keine, ab der Inbetriebnahme.

Das Wichtigste in Kürze

Keine Rechts- oder Medizintechnikberatung: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Alle Prüfintervalle sind Richtwerte — maßgeblich ist die Gebrauchsanweisung des jeweiligen Medizinprodukts.